Способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Действующее законодательство РФ предписывает ликвидировать бумажные носители информации, срок годности которых истек.

Эта процедура позволяет содержать архив в порядке и не захламлять рабочее пространство. Уничтожение документов — привычная часть рабочего процесса любой компании.

Этапы ликвидации бумажных отходов

Обычно вопрос об уничтожении старых записей становится актуальным при неизбежном росте затрат на сохранение данных. Для расширения архива необходимо выделить отдельное помещение, оборудовать его надежно закрывающимися ячейками, содержать охрану, обеспечивающую безопасность. Если подсчитать бюджет, выгода становится очевидной.

Утилизация документов с истекшим сроком хранения должна происходить только после проведения экспертизы и издания приказа руководством компании. Это позволяет свести вероятность ошибок к минимуму.

Следует соблюдать такие этапы:

1. Определение ценности бумаг. Для этого собирается комиссия, включающая представителей всех структур организации: делопроизводителя, бухгалтера, руководителя отдела персонала, юриста, директора или его заместителя. После того как комиссия придет к единой оценке значимости документов, издается соответствующий приказ.
2. Написание списка направляемых на уничтожение бумаг. Перечень составляется комиссией по утилизации в произвольной форме.
3. Акт об уничтожении определенных документов, в котором указываются названия выделенных бумаг, их количество и выдержки из законодательства, указывающие на правомерность процедуры. В конце акта ставится печать организации и подпись ее руководителя.
4. Работа со списком. Перед уничтожением бумаг необходимо проверить, когда они участвовали в ревизии в последний раз. Архив пересматривается, ценные документы оставляются для дальнейшего хранения, ненужные внимательно пролистываются, чтобы важные страницы не попали в неподходящую папку, а затем отправляются на утилизацию.
5. Выполнение ликвидации бумаг. Носители, содержащие засекреченные данные, уничтожаются исключительно в особых отделах государственных организаций.

Физическое уничтожение документов

Процедура может производиться сотрудниками организации или специальными компаниями, ликвидирующими носители по всем правилам безопасности. Существует несколько методов осуществления этой операции.

Шредирование бумаг

Шредер — прибор, предназначенный для утилизирования бумаг. Стандартная машина оборудована контейнером, вмещающим 13−300 литров. В прибор можно загружать одновременно 7−85 листов до 45 см шириной.

При этом обеспечивается повышенная секретность и исключается возможность утечки информации.

Измельчители бумаги подразделяются на несколько групп:

1. Персональные. Предназначены для переработки отдельных листов. Эксплуатируются в домашних условиях или в личном кабинете.
2. Офисные. Включены в категорию офисной техники и могут использоваться всем коллективом. Обладают большей производительностью по сравнению с индивидуальными приборами. Способны перемалывать документы, скрепленные металлическими скобами.
3. Архивные. Самые мощные шредеры из офисного класса. Применяются для измельчения бумаг в крупных компаниях. Справляются с большинством используемых для архивации материалов.
4. Промышленные. Дорогостоящие крупногабаритные механизмы, применяемые специалистами по переработке мусора.

Величина бумажных обрезков у разных моделей шредера отличается. Существует несколько уровней секретности:

1. Бумаги, находящиеся в общем доступе, разрезаются на полоски шириной 12 мм.
2. Офисная документация разделяется на кусочки шириной 6 мм.
3. Серьезные документы, касающиеся работы компании, режутся на полосы по 2 мм, в некоторых случаях разделяются и поперек.
4. Содержащие секретные данные носители делятся на кусочки размером не более 2 мм в длину и 15 мм в ширину.
5. Сверхсекретная документация должна быть разрезана на части длиной 0,8 мм и шириной 13 мм.

Утилизирующие отходы компании могут также предложить полное перетирание бумаги, но такая услуга находится вне международных стандартов.

Стоимость офисной техники, способной разрезать листы в двух направлениях и поддерживать высокую производительность в течение всего срока службы, составляет 140−180 тыс. руб. Промышленные ликвидаторы бумажных отходов, через которые можно пропускать 1−2 тонны листов в час, стоят 400−500 тыс. руб.

Обработка реагентами и сжигание

Обработка реагентами — один из самых затратных методов. Используется для особо секретных документов, подвергнутых шредированию. После контакта с реагентом обрезки превращаются в однородную массу.

Сжиганием утилизируются секретные документы. Сжигание отходов на открытом воздухе неприемлемо по следующим причинам:

• вредное воздействие на окружающую среду и дыхательные пути находящихся поблизости людей;
• при частичном прогорании возможна утечка ценной информации;
• за несанкционированное разведение огня на организацию могут быть наложены крупные штрафы.

По закону уничтожение документации путем сжигания может производиться только в высокотемпературных печах. Такие приспособления есть в специализированных организациях. Кроме бумажных листов, можно сжигать пластик и магнитофонную ленту. Отходы помещаются в контейнеры, опечатываются и на основании договора хранения транспортируются на предприятие для термической переработки. Осуществление сжигания подтверждается составленным актом.

Сотрудничество с компаниями по утилизации

Специалисты способны в кратчайшие сроки уничтожить утратившие ценность бумажные носители и освободить в архиве место для хранения новых документов. На утилизацию можно отправить:

• бумаги, содержащие секретные данные;
• листы любого формата, в том числе с «водяными» знаками;
• старые отчеты бухгалтерии;
• журналы и газеты;
• книги с твердыми и мягкими обложками;
• носители цифровой информации — диски, кассеты, флешки;
• пластиковые карточки.

Все предоставляемые услуги соответствуют законодательству России. При заключении договора подписываются документы, обязывающие стороны соблюдать конфиденциальность. Если у заказчика нет возможности присутствовать при утилизации, он может потребовать отчет в виде фотографий или видео.

Особенности процедуры

Фирмы, специализирующиеся на уничтожении документов в Москве, освобождают своих клиентов от необходимости думать, куда деть ненужные бумаги и контролировать этот процесс самостоятельно. В перечень предоставляемых услуг входит:

• помещение выделенной документации в опечатанные контейнеры;
• перевозка в цех;
• шредирование, при котором присутствует представитель компании;
• написание и выдача акта ликвидации;
• спрессовывание бумажных отходов в брикеты;
• заключение договора хранения;
• направление отходов на переработку.

Уничтожение документов с выездом к заказчику предполагает ликвидацию бумаг на территории предприятия. Специалисты приезжают в организацию с мощным промышленным шредером, закрепленным на платформе грузовой машины. Прибор способен перерабатывать до двух тонн бумаги в час. Главное преимущество выездного уничтожения — исключение вероятности потери документации в процессе транспортировки. Бумаги измельчаются в непосредственной близости от здания организации.

Итоговая стоимость услуги зависит от следующих факторов:

1. Удаленность предприятия от места уничтожения.
2. Вес сырья и необходимый для его перевозки вид транспортного средства.
3. Выбранный метод ликвидации бумаг.

Измельчение крупной партии бумаги — трудоемкий процесс, на выполнение которого нужно время. Кроме того, такие отходы являются ценным вторсырьем, поэтому при необходимости переработки большого объема документации, лучше поручить выполнение этой задачи специализирующейся на утилизации компании.